De verborgen kosten van onze informatiegewoonten
Veel van de informatie die we dagelijks maken en gebruiken, zit opgesloten in Word-documenten. Dat voelt vertrouwd, maar die werkwijze heeft een aantal grote nadelen die we zelden onder ogen zien.
De Pilot Informatie Autonomie onderzoekt of het mogelijk is om voor slechts 1 à 2 procent van de kosten een informatieoplossing te verkennen die 70 à 80 procent van de functionaliteit biedt van bestaande systemen zoals SharePoint.
Waarom deze pilot?
Overheidsorganisaties worstelen al decennialang met het beheren, bewaren en terugvinden van informatie. Wat begint als een praktisch werkprobleem, groeit regelmatig uit tot maatschappelijke crises met grote gevolgen — denk aan de toeslagenaffaire, het WIA-dossier bij UWV of de aardbevingsproblematiek in Groningen.
Er is tot nu toe nog geen praktisch, uitvoerbaar perspectief ontwikkeld op hoe overheidsorganisaties structureel anders kunnen omgaan met informatie. Deze pilot wil daar verandering in brengen.
Datasoevereiniteit
Overheidsorganisaties moeten weer volledige controle krijgen over hun eigen data.
Informatie-liquiditeit
Informatie stroomt niet vrij genoeg door organisaties. Beter gebruik van metadata kan hierin veel veranderen.
Beveiliging
De bescherming van gevoelige overheidsinformatie blijft een essentieel aandachtspunt.
Duurzaamheid
Efficiëntere omgang met digitale middelen draagt bij aan een duurzamere overheid.
Kunstmatige intelligentie
AI-tools werken het beste met tekstformaten als markdown, waarin opmaak en metadata direct zijn opgenomen.
Wat willen we bereiken?
We willen aantonen dat een nieuwe aanpak mogelijk is die:
- Voor 1 à 2% van de kosten 70 à 80% van de functionaliteit biedt
- Een groter datavolume aankan
- Betere datakwaliteit en -integriteit levert
- Veiliger en lokaal opgeslagen kan worden
- Volledig machineleesbaar is (en dus geschikt voor AI)
- Zorgt voor een hogere gebruikerstevredenheid
Aanpak en focus
Geen dikke rapporten of theoretisch onderzoek, maar een praktische aanpak. Gedurende een half jaar werken deelnemers van verschillende overheidsorganisaties aan de centrale vraag: hoe kunnen we informatie eenvoudiger, veiliger en toekomstbestendiger organiseren?
Technische focus: Markdown
De pilot onderzoekt markdown als kernformaat voor informatiemanagement. Markdown is een moderne, gestructureerde variant van het klassieke tekstbestand, waarin opmaak en metadata in het document zelf zijn opgenomen. Deze keuze markeert een fundamentele verschuiving: Word-documenten zijn ontwikkeld om te worden geprint, niet om informatie duurzaam te bewaren of te ontsluiten.
Wie zijn betrokken?
Deelnemende organisaties
UWV • Veiligheidsregio's • Belastingdienst • Politie
Projectteam
- Martijn Aslander – Initiatiefnemer
- Peter Ros – Projectmanager
- Kim van den Berg – Projectsecretaris
- Joost Plattel – Onderzoeker
- Herman Kopinga – Onderzoeker
- Annedien Hoen – Onderzoeker
- Mark Meinema – Onderzoeker
- Frank Meeuwsen – Onderzoeker
- Ronald Mulder – Onderzoeker
Raad van Advies
- Bas Eenhoorn – Voormalig Digicommissaris
- Arre Zuurmond – Voormalig Digicommissaris
- Brenno de Winter – Securityspecialist
- Wouter Bronsgeest – Voorzitter KNVI